工作手冊_行政管理部檔案管理崗位工作手冊

行政管理部檔案管理崗位行政管理部檔案管理崗位 工作手冊工作手冊 編制：吳洪芹 復(fù)核： 審批： 下發(fā)日期： 年 月 日 執(zhí)行日期： 年 月 日 目目 錄錄 一、目的一、目的6 二、適用范圍二、適用范圍6 三、崗位職責(zé)三、崗位職責(zé)6 四、公司檔案簡述四、公司檔案簡述7 （一）職能分工.7 （二）現(xiàn)存檔案.7 （三）設(shè)備用具.7 五、檔案工作五、檔案工作8 （一）收集.8 1、歸檔范圍8 2、不歸檔范圍：9 3、歸檔時(shí)間9 4、歸檔要求10 5、檔案交接表11 （二）分類.12 1、文書檔案12 2、產(chǎn)品檔案13 3、基建檔案13 4、設(shè)備檔案13 5、科研檔案14 久泰能源科技有限公司 3 6、會計(jì)檔案14 7、人事檔案15 8、實(shí)物檔案15 9、聲像檔案16 10、資質(zhì)證書16 11、流動(dòng)檔案17 12、電子檔案17 （三）整理.18 1、文書檔案18 2、科技檔案23 3、實(shí)物檔案26 4、照片檔案27 （四）保管.28 1、庫房28 2、檔案代理卡28 3、定期檢查、清點(diǎn)29 （五）借閱.30 1、找什么30 2、怎么找30 3、去哪找30 4、如何借31 （六）統(tǒng)計(jì).32 （七）保密.32 （八）編研.33 （九）銷毀.34 （十）考核.34 1、公司考核34 2、集團(tuán)考核35 3、外部考核35 （十一）培訓(xùn).35 六、附則六、附則35 附件 1：36 附件 2：37 附件 3：54 附件 4：56 附件 5：57 附件 6：58 附件 7：59 附件 8：60 附件 9：61 附件 10：62 附件 11：63 附件 12：64 附件 13：65 久泰能源科技有限公司 5 附件 14：66 附件 15：77 附件 16：87 行政管理部檔案管理崗位工作手冊行政管理部檔案管理崗位工作手冊 一、目的一、目的 為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性和保密性，有 效積累和收集各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的文件記錄， 合理有效利用檔案資料，現(xiàn)根據(jù)企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期 限參考表 、 久泰能源集團(tuán)檔案管理制度 、 山東公司檔案管理實(shí) 施細(xì)則 ，結(jié)合公司實(shí)際，特制定檔案管理崗位工作手冊。 二、適用范圍二、適用范圍 本手冊是對檔案工作的進(jìn)一步梳理和明確，適用于行政管理部 檔案管理崗位 三、崗位職責(zé)三、崗位職責(zé) 堅(jiān)守崗位，熱情服務(wù)，嚴(yán)守機(jī)密，立足做好本職工作； 參加工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱、產(chǎn)品鑒定會及科技成果鑒定會； 負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、鑒定、整理、分類、組卷、編目及上 架入庫； 負(fù)責(zé)本公司檔案借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀、總結(jié)，做好調(diào)研以便更好 服務(wù)； 負(fù)責(zé)庫房管理，保持庫房清潔，做好“九防” ，對各類檔案及時(shí) 久泰能源科技有限公司 7 檢查，及時(shí)修復(fù)破損檔案。 四、公司檔案簡述四、公司檔案簡述 （一）職能分工（一）職能分工 行政管理部為公司檔案管理部門，目前共設(shè)三個(gè)檔案室：綜合 檔案室、人事檔案室、財(cái)務(wù)檔案室。人事檔案室和財(cái)務(wù)檔案室分別 由人力資源部和財(cái)務(wù)部單獨(dú)管理，并接受行政管理部的監(jiān)督和指導(dǎo)。 行政管理部負(fù)責(zé)除財(cái)務(wù)檔案、人事檔案以外的公司其他各類檔 案的統(tǒng)籌管理；負(fù)責(zé)設(shè)立公司專職檔案員崗位，組織各部門建立健 全公司專職檔案員隊(duì)伍，并開展培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行集 團(tuán)和公司有關(guān)檔案管理規(guī)章制度，并進(jìn)行適時(shí)修訂和補(bǔ)充。 （二）現(xiàn)存檔案（二）現(xiàn)存檔案 公司根據(jù)集團(tuán)檔案提升工程的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，對現(xiàn) 存檔案進(jìn)行合理分類，形成了文書、科技、會計(jì)、職工、實(shí)物、聲 像、電子等多種類型的檔案。截至 2012 年 1 月 1 日，共形成檔案 70752 件，其中：文書檔案 23959 件，基建檔案 30553 件，設(shè)備檔 案 5151 件，會計(jì)檔案 3820 件，職工檔案 1188 件，實(shí)物檔案 159 件， 聲像檔案 168 件，電子檔案 5754 件。 （三）設(shè)備用具（三）設(shè)備用具 檔案盒：符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案 盒、聲像檔案盒； 印章：久泰能源科技有限公司全宗章、臨沂久新能源公司全宗 章、文書歸檔章、科技?xì)w檔章、數(shù)字印章、10 年章、30 年章、永久 章； 電子設(shè)備：中晶 A3 掃描儀 1 臺、臺式電腦 3 臺（辦公室、借 閱室、庫房） 、HP 打印機(jī) 1 臺、除濕機(jī) 2 臺、溫濕度計(jì)表 2 個(gè)； 其他工具：打孔機(jī)、大小訂書機(jī)、裝訂線、鉤針、不銹鋼釘?shù)取?五、檔案工作五、檔案工作 （一）收集（一）收集 檔案工作具有系統(tǒng)性和連貫性。檔案收集是開展檔案整理、分 類、編目、保管、借閱、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷毀等一系列工作的首要環(huán) 節(jié)。俗話說，巧婦難為無米之炊，只有從源頭上做好收集工作才能 保證檔案后續(xù)工作的順利展開。 1、歸檔范圍、歸檔范圍 上級機(jī)關(guān)文件材料：頒發(fā)執(zhí)行文件、上級會議、代上級草擬定 稿、上級視察講話、指示、題詞、照片及錄音錄像材料； 本單位文件材料：會議、正式文件（簽發(fā)稿、印制稿及重要文 久泰能源科技有限公司 9 件修改稿） 、與上下級間的請示批復(fù)文件、本單位及部門的工作計(jì)劃 和總結(jié)報(bào)告、本單位領(lǐng)導(dǎo)出息的重要活動(dòng)材料、本單位的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、 財(cái)務(wù)、人事、會計(jì)、生產(chǎn)經(jīng)營等規(guī)章制度文件及協(xié)議； 同級單位和非隸屬單位的文件：聯(lián)系協(xié)商的文件來往； 下級單位的文件材料：下級單位的工作計(jì)劃及總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、 財(cái)務(wù)預(yù)算及決算等資料 2、不歸檔范圍：、不歸檔范圍： 上級機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件；上級機(jī)關(guān)下發(fā) 的僅供參閱而不辦理、征求意見未定稿、一般事務(wù)性文件； 本公司形成的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文 件，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的歷次修改稿， 打印文件的校對稿，從正式文件、報(bào)紙、雜志上摘錄下來的供工作 參考的非證明性文件，以參考為目的從各方面收集的文件材料，招 標(biāo)未中標(biāo)文件； 集團(tuán)各單位和非隸屬單位的文件材料，不許貫徹執(zhí)行和無查考 價(jià)值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件； 各單位報(bào)送集團(tuán)的參閱簡報(bào)，不應(yīng)抄送和不必備案的文件，抄 送一般而不需辦理的文件，抄報(bào)備案的一般性文件材料。 3、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)間 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作 中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔； 科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔， 周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階 段歸檔； 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件 應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收 后即時(shí)登記歸檔； 會計(jì)檔案和人事檔案由相關(guān)部門整理歸檔； 電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí) 間一致； 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié) 束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致； 更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗 時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件，其他活 動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。 4、歸檔要求、歸檔要求 企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé) 任制。各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件 整理后歸檔。 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保 存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱 的質(zhì)量要求。 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制 久泰能源科技有限公司 11 件歸檔。 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材 料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要 的可適當(dāng)增加份數(shù)。 兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文 件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承 擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 5、檔案交接表、檔案交接表 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案交接表(附件 1)。重要 項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 審核簽字。一式兩份，以備日后查考和統(tǒng)計(jì)，防止工作中出現(xiàn)扯皮 現(xiàn)象。 檔案交接表應(yīng)規(guī)范填寫，在辦理交接前可由移交人先發(fā)一份填 寫好的電子版交接表給接收人，接收人確認(rèn)無誤后，再由移交人打 印出來，找領(lǐng)導(dǎo)簽字。交接表填寫應(yīng)注意以下事項(xiàng)： （1）移交時(shí)間為必填項(xiàng)，方便日后查考和編制流水號； （2）移交部門為必填項(xiàng) （3）序號為所移交的一組資料的流水號 （4）文號或圖號，有則必須填寫 （5）責(zé)任者必填，責(zé)任者為文件材料形成者，應(yīng)寫全稱； （6）文件材料題名必填，題名應(yīng)規(guī)范，準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容； （7）日期必填，日期應(yīng)為八位阿拉伯?dāng)?shù)字，只有年和月時(shí)，日 應(yīng)用 00 表示； （8）頁數(shù)必填，背面有內(nèi)容的應(yīng)視為一頁； （9）保管期限和備注選填，備注用以說明文件的份數(shù)、原件、 復(fù)制件以及特殊材料如光盤、照片、磁帶等； （10）簽名：移交人和移交部門負(fù)責(zé)人手簽后，由接收人和接 收部門負(fù)責(zé)人手簽，交接表由移交人和接收人各持一份。 （二）分類（二）分類 目前公司檔案分類嚴(yán)格按照企業(yè)檔案歸檔基本范圍與保管期 限參考表 （附件 2） ，并結(jié)合公司實(shí)際情況補(bǔ)充新增類目。 現(xiàn)結(jié)合實(shí)例具體講下公司目前檔案分類方案： 1、文書檔案、文書檔案 文書檔案采取按年度分類，每個(gè)年度之下又分經(jīng)營決策、生產(chǎn) 管理、行政管理、黨群管理四大類，每個(gè)大類之下又根據(jù)企業(yè)文 件歸檔基本范圍與保管期限參考表劃分二級類目。 01 經(jīng)營決策 02 生產(chǎn)管理 03 行政管理 04 黨群工作 保管期限：永久、30 年、10 年 例如：2011 年的物資采購計(jì)劃表歸檔分類 檔號 0162011-001 件號001 久泰能源科技有限公司 13 說明： 檔號中 01 代表經(jīng)營決策類，6 代表 01 經(jīng)營決策類之下第六類 物資管理類，2011 代表歸檔文件是 2011 年的； 件號：代表歸檔文件在同級類目下按照時(shí)間排序后的流水序號； 頁數(shù)：代表歸檔文件的頁數(shù)，正反面都有內(nèi)容的算兩頁； 期限：表示歸檔文件的保管期限，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物資采購計(jì)劃表的 保管期限為 30 年。 2、產(chǎn)品檔案、產(chǎn)品檔案 產(chǎn)品檔案按照“課題階段”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司產(chǎn) 品檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長遠(yuǎn)考慮，公司 目前先預(yù)留出檔號，即 05，以便隨時(shí)補(bǔ)充。 3、基建檔案、基建檔案 基建檔案按照“項(xiàng)目階段”進(jìn)行分類，一級類號為 06，再根 據(jù)公司基礎(chǔ)建設(shè)情況劃分生產(chǎn)建筑、生活建筑、辦公建筑，然后按 照具體項(xiàng)目劃分三級類目，如 3 萬噸二甲醚/年、6 萬噸二甲醚/年、 20 萬噸二甲醚、50 萬噸甲醇/年、100 萬噸二甲醚/年等項(xiàng)目。 例如：20 萬噸/二甲醚替代石油項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件 頁數(shù)100期限30 年 檔號序號 說明： 檔號中 06 代表基礎(chǔ)建設(shè)類， 2 代表基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目中的生產(chǎn)建 設(shè)類，3 代表生產(chǎn)建設(shè)類之下的 20 萬噸年產(chǎn)二甲醚項(xiàng)目，001 代表 第一卷，立項(xiàng)批復(fù)屬于前期資料，應(yīng)該放到前面； 序號代表當(dāng)前文件為本卷第三件文件。 4、設(shè)備檔案、設(shè)備檔案 設(shè)備類檔案遵循一機(jī)一檔原則，先分出綜合、生產(chǎn)設(shè)備、辦公 設(shè)備、電子儀質(zhì)四類，其中生產(chǎn)設(shè)備之下又按照生產(chǎn)部門分為甲醇 部、甲醚部、動(dòng)力部，部門之下又分項(xiàng)目，項(xiàng)目之下劃分工段，辦 公設(shè)備是按照辦公用品類型進(jìn)行分類，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)等。 需要說明的是，集團(tuán) 2012 年最新要求 IT 電腦因?yàn)楦聯(lián)Q代比較快 且以后員工可采取補(bǔ)貼購買方式，電腦資料將不再進(jìn)行歸檔。 例如：5 萬噸甲醇項(xiàng)目變換工段變換器脫硫塔部件圖 說明： 檔號中 7 代表設(shè)備類，2 代表生產(chǎn)設(shè)備，1 代表甲醇部，第二個(gè) 1 代表 5 萬噸甲醇項(xiàng)目，第二個(gè) 2 代表變換工段，最后一個(gè) 1 代表 第一卷。 件號 003 代表第一盒中第三件，設(shè)備類資料一般是文字材料再 0623-001 003 檔號序號 7 003 久泰能源科技有限公司 15 上，圖紙?jiān)谙逻M(jìn)行排列。 5、科研檔案、科研檔案 科研檔案按照“課題階段”進(jìn)行歸檔，目前能源科技公司科 研檔案全部由集團(tuán)科研中心檔案分室進(jìn)行保管。從長遠(yuǎn)考慮，公司 目前先預(yù)留出檔號，即 08，以便隨時(shí)補(bǔ)充。 6、會計(jì)檔案、會計(jì)檔案 會計(jì)檔案先劃分出能源科技公司和久新公司，公司之下又分憑 證、賬簿、報(bào)表、盤點(diǎn)表、銀行開戶資料、調(diào)節(jié)表、支票領(lǐng)用登記 簿、審計(jì)咨詢報(bào)告、稅務(wù)等。 例如：2004 年能源科技公司 1 月份會計(jì)憑證 說明： 檔號中 09 代表會計(jì)類，01 代表能源財(cái)務(wù)，01 代表會計(jì)憑證， 2004 表示才憑證為 2004 年的，01 代表是第一盒憑證； 件號 01 代表為第一件，憑證類現(xiàn)默認(rèn)一盒為一件； 頁數(shù)代表本憑證共有 178 頁，注意附件也算一頁； 期限表示會計(jì)憑證保管期限為 15 年。 7、人事檔案、人事檔案 人事檔案一級類目為職工檔案，序號 10；二級類目為職工類別， 檔號0901012004-01件號01 頁數(shù)178期限15 年 在崗職工為 01，退休職工為 02，離崗職工為 03，死亡職工為 04； 三級類目為職工檔案流水號，起始號為 0001。每位職工檔案按照內(nèi) 容又分為十類，依次為履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材 料，評定崗位技能和學(xué)歷材料，政審材料，黨、團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料， 招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)原退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利 待遇、出國、退休、退職等材料，其他可供組織參考的材料。 8、實(shí)物檔案、實(shí)物檔案 實(shí)物檔案是按照載體形態(tài)進(jìn)行分類，共分為 01 獎(jiǎng)狀、02 獎(jiǎng)牌、 03 獎(jiǎng)旗、04 獎(jiǎng)杯、05 證書五類，歸檔采用紅色四格紙進(jìn)行劃分。 例如：2002 年 12 月 30 日獲得的中國專利山東明星企業(yè)證書。 說明： 全宗號暫不寫，由檔案館給號； 檔號為 1105，11 表示實(shí)物類檔案，05 表示證書； 2002 表示此實(shí)物的年度時(shí)間； 001 表示此證書為實(shí)物證書類第一件證書。 9、聲像檔案、聲像檔案 聲像檔案代號為 12，根據(jù)載體材料并結(jié)合其內(nèi)容性質(zhì)劃分為劃 分為 01 照片、02 數(shù)據(jù)、03 錄像、04 錄音、05 資料等五類。 公司目前主要是照片檔案，在全宗內(nèi)按保管期限年度問題 全宗號 110 5 2002001 久泰能源科技有限公司 17 進(jìn)行分類，采用照片特有的整理方式，編制照片說明，使用組聯(lián)符 號，照片要素說明需詳細(xì)。 10、資質(zhì)證書、資質(zhì)證書 資質(zhì)證書屬于公司重要證件，因此單獨(dú)存放保管，主要分為公 司資質(zhì)和個(gè)人資質(zhì)兩類。 例如：2009 年頒發(fā)的久泰能源科技有限公司安全生產(chǎn)許可證正本 檔號件號 130160 說明： 檔號中 13 表示資質(zhì)證書代號，01 表示公司資質(zhì)； 件號中 60 代表此證書為公司資質(zhì)證書第六十件。 11、流動(dòng)檔案、流動(dòng)檔案 流動(dòng)檔案是根據(jù)公司實(shí)際工作需要及其載體的特殊性單獨(dú)設(shè)立 的，目前公司流動(dòng)檔案主要有機(jī)動(dòng)車輛資料、儀器儀表檢定證書、 特種設(shè)備壓力容器登記證書。流動(dòng)檔案雖單獨(dú)保管，也需要編制目 錄以方便查找。流動(dòng)檔案代號為 14. 12、電子檔案、電子檔案 電子檔案先按照年度進(jìn)行劃分，每年度有劃分出 01 公司級文件 和 02 部門級文件，綜合類之下又分為紅頭文件、通知制度、規(guī)章辦 法、會議紀(jì)要、總結(jié)計(jì)劃、成本消耗、生產(chǎn)報(bào)表、黨委文件等，部 門文件按照各部門資料進(jìn)行劃分。 例如：2011 年 9 月 1 日下發(fā)的關(guān)于久泰能源科技有限公司 10 萬 噸/年工業(yè)甲醇生產(chǎn)裝置停產(chǎn)的請示 檔號件號 15112012 說明： 檔號中 15 表示電子文件編號，1 表示公司級文件，第二個(gè) 1 表 示紅頭文件，2 表示能源科技公司紅頭文件； 件號 012 表示為 2011 年能源科技公司紅頭文件第 12 件。 備注：個(gè)人的電子資料也可參照此法整理，詳見個(gè)人電子文件整 理歸檔方法 （附件 3） （三）整理（三）整理 1、文書檔案、文書檔案 （1）歸檔單位： 文書檔案整理、歸檔以件為單位，一般以每份文件為一件。 文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件） ； 正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件） ； 原件與復(fù)制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管 的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔） ； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 久泰能源科技有限公司 19 重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修 改稿的,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件） 。 稿：用計(jì)算機(jī)打印的定稿，無論定稿上有無重要修改手跡、領(lǐng) 導(dǎo)批示，均應(yīng)歸檔；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的， 須多打一份作為定稿與正文和發(fā)文稿紙為一件歸檔。 紙：欄目填寫齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定 稿一并歸檔。 件閱辦單：正文與文件閱辦單為一件； 不論有無領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、 有無處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。正文在前，閱 辦單放中間，底稿放最后。 文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件； 這樣是為整理此類文件節(jié)約了工作量，但在此后的編目中文件題名 應(yīng)寫批復(fù)的題名，在后面要注明（附請示、報(bào)告、函） 。 （2）文件的修整 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔 案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng) 予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前 提下進(jìn)行。 需保管 30 年以上的文件要進(jìn)行修整，保管 10 年以下的文件可 保持原狀。文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及 大紙張折疊。 修裱：對破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。 復(fù)制：對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。 去除易銹金屬物：除去普通的訂書釘、回形針、大頭針等。 大紙張折疊：超過 A4 規(guī)格的，按照 A4 規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊 時(shí)盡量減少折數(shù)，多頁的要單張折疊。 （3）裝訂 裝訂方式采用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘。 較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。 裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：正本在前，定稿在后；正文 在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文 在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；有文件閱辦單 的，正文在前，文件閱辦單在后。 （4）編目 編目是指根據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，是 對歸檔文件以件為單位進(jìn)行系統(tǒng)分類、排列、編號后，將每一份文 件的內(nèi)容、形式特征及其編號登記下來，以備查找利用和管理統(tǒng)計(jì) 之需。 編目工作是檔案人員按文件分類、排列的結(jié)果逐類、逐件登錄， 也是對歸檔文件內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引、著錄的過程，應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、 詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。 檔號件號責(zé)任者文號文件材料名稱日期頁數(shù)期限備注 久泰能源科技有限公司 21 檔號：同“歸檔章檔號” 。 件號：同“歸檔章件號” 。 責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名 者的名稱。填寫責(zé)任者使用全稱或通用簡稱，責(zé)任者多的可適當(dāng)省 略，原文上沒有的要經(jīng)考證后補(bǔ)上。 文號：填寫文件的發(fā)文字號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組 成，要求照實(shí)抄錄，填寫完整，不得省略。如久張發(fā)20118 號。 題名：歸檔文件的標(biāo)題。題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最 重要的要素，填寫時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄。 文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名） ，填寫時(shí)照實(shí)抄錄； 文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄； 文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄； 沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號。 文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一 并抄錄，外加“（） ”標(biāo)注。 來文與復(fù)文作為一件，只對復(fù)文進(jìn)行編目，題名后注明“（附請示） ” ；任免文件和表彰文件中人員未列在題名中的，在題名后將人員列 出，原題名簡單的要重?cái)M，補(bǔ)充的內(nèi)容都要加“（） ” 。 日期：文件的形成時(shí)間，以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 2011.11.01。 頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文頁面的總數(shù)（歸檔章上的總 頁數(shù)） ，并在每頁下方居中位置用鉛筆標(biāo)明頁碼。 期限：填寫保存期限。 備注：注釋文件需說明的情況包括密級、破損、修改、補(bǔ)充、移 出、銷毀、更新等。 歸檔文件目錄根據(jù)情況，可裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目 錄一年裝訂成一本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）裝訂成若干本，這要 根據(jù)公司年度歸檔的數(shù)量來定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁加目錄或 用標(biāo)簽紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問題） 。 全宗名稱：立檔公司的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱 年度：文件形成年度，4 位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“2011” 。 保管期限：對應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫永久、30 年、10 年。 機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)分類方案，填寫對應(yīng)歸檔文件的類目。 久泰能源科技有限公司 23 歸檔文件目錄裝訂成冊，外封面可用統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。 （5）裝盒 將歸檔文件按事先編好件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封 面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 裝盒按歸檔的件號順序裝入。二級分類時(shí)，可裝滿一盒后再裝 下一盒；三級分類時(shí)，視一個(gè)機(jī)構(gòu)（問題）文件的多少確定。同一 盒內(nèi)的歸檔文件僅是按件號順序裝在一起。 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，統(tǒng)一用黑色字體，也可使用全宗 章。 檔案盒在盒脊設(shè)置分類號、年度、起止件號、盒號等必填項(xiàng)， 用黑色墨水書寫，或用印章印書。為使其美觀也可打印盒脊內(nèi)容， 然后使用膠棒剪貼至檔案盒上。文書檔案盒脊分 3（附件 4）和 4（附件 5） 。 起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。 盒號即檔案盒的排列序號，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。 （如 分類方案為“保管期限年度”的，2010 年度的歸檔文件，永久 1n 盒，30 年 1n 盒， 10 年 1n 盒） 。 （6）排架 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與文書檔案分類方 案一致，排架遵循從上到下，自左至右的順序，要求整齊美觀。 常用方法：采用“問題保管期限年度” 、 “保管期限年度 機(jī)構(gòu)（問題） ”的入庫排架方法，目前公司根據(jù)自身實(shí)際情況采用 的是“年度問題保管期限”排架法，經(jīng)與集團(tuán)協(xié)商自 2013 年起 文書檔案將采用“年度保管期限問題”排架法。 2、科技檔案、科技檔案 （1）基建檔案 基建檔案一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)流水號，按形成階段結(jié)合內(nèi)容分別組卷。 基建文件材料數(shù)量多、規(guī)格雜，組卷時(shí)可考慮在同一階段內(nèi)同一種 格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷，原材料檢測、質(zhì)保書 組一卷或若干卷。 基建檔案原則上按前期基建依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè) 計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)） 、工程施工、工程監(jiān)理、 工程竣工驗(yàn)收等排列。 文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排 列。 也可參照經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的方法按件進(jìn)行整理，然 后根據(jù)件的序號組裝一盒或數(shù)盒，目前公司基建檔案即采用采法。 （2）設(shè)備檔案 一機(jī)一檔，一套設(shè)備順序組卷、按形成階段和文件種類分別組 卷，或按件整理。 遇到以下情況要特殊處理： 引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料及設(shè)備說明書等可不拆散組卷， 保持原有裝訂方式。 久泰能源科技有限公司 25 底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理，另行整理編目。 產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并 單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。 設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購設(shè)備中的隨機(jī) 文件材料可以單獨(dú)組卷。 文字和圖紙組在一卷的，按文字材料在前，圖樣在后的順序排 列。 （3）去訂、折疊、編號 歸檔科技文件材料中有金屬物裝訂的要拆除，以件為單位的還 需用不銹鋼釘或用線裝訂。 歸檔文件材料的規(guī)格大小采用 A4 ( 297mm *210mm ） 。 如果圖紙尺寸大于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，要采用“手風(fēng)琴”式折疊成標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)格，做到大小統(tǒng)一，圖表外露。按 A4 高度向內(nèi)折（做一塊 A4 標(biāo)準(zhǔn)的硬質(zhì)紙板或鐵皮板作為折疊標(biāo)準(zhǔn)板） ，折成 A4 規(guī)格，左邊留 出裝訂邊，右下角露出標(biāo)題欄 。 如文件材料小于標(biāo)準(zhǔn)，采取裱貼方法，裱貼在 A4 紙上。成冊 的科技材料小于 A4 的保持原規(guī)格，不用加工。 （4）編制封面 案卷題名是該盒內(nèi)全部文件材料的總標(biāo)題，包括以下“ 三要素” 內(nèi)容：科技項(xiàng)目（工程、產(chǎn)品、設(shè)備）名稱文件材料的內(nèi)容特征 文件名稱（ 即文種） 。 題名要簡明、準(zhǔn)確揭示內(nèi)容，但不能過于概括籠統(tǒng)，比如“某 某工程前期文件材料” ， “前期”概念太大，這是以大概小。 內(nèi)容表達(dá)要通暢、精煉，結(jié)構(gòu)詞使用要合理。比如不要濫用 “關(guān)于” 、 “有關(guān)” 。 不要使用序數(shù)詞，比如“某某項(xiàng)目施工文件材料（一） ” “某某 項(xiàng)目施工文件材料（二） ” ，在這里要注意盡量不要使用相同的題 名，要用各種方式把相同的題名區(qū)分開來，比如用標(biāo)段、樓層、樁 號等，而不要使用序數(shù)詞。 能標(biāo)出具體文件名的盡量不用“文件材料” 。如“某某設(shè)備說明 書、安裝說明” ，不寫成“某某設(shè)備文件材料” 。 （5）裝盒 填寫檔案盒內(nèi)容：題名、檔號和保管期限，同封皮一樣填寫。 編制日期是盒內(nèi)材料的最早日期至最晚日期；編制單位是材料 的責(zé)任者。 盒脊標(biāo)簽為規(guī)范美觀，也采用打印剪貼方式，目前庫房使用的 科技檔案盒分 3（附件 6）和 4（附件 7） 。 3、實(shí)物檔案、實(shí)物檔案 （1）區(qū)分載體 數(shù)量較少的公司可不分類，直接按時(shí)間順序排列整理； 數(shù)量較多的公司可按載體種類分為證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、 錦旗、其他，或證書、獎(jiǎng)牌、其他。 （2）清潔修整 實(shí)物檔案由于載體特殊，容易受損或受污，整理時(shí)就要進(jìn)行清 久泰能源科技有限公司 27 潔修整。獎(jiǎng)狀、證書破損要進(jìn)行修裱，獎(jiǎng)牌污損要清潔、拋光、保 養(yǎng)，盡量恢復(fù)原狀，其他可根據(jù)不同的要求進(jìn)行修復(fù)。 （3）電子存檔 實(shí)物檔案根據(jù)其載體形態(tài)采用掃描或是拍照方式將其電子版存 放起來，以便日常查閱調(diào)取。 （4）貼標(biāo)簽 實(shí)物檔案標(biāo)簽采用紅色四格標(biāo)簽。標(biāo)簽的貼法采用貼在實(shí)物檔 案的背面右上方固定位置 ，較大的禮品檔案標(biāo)簽可貼在底座上。 （5）編制目錄 實(shí)物檔案要求編制特殊載體檔案目錄，內(nèi)容有：序號、載體類 型、歸檔日期、案卷名稱、編號、載體（規(guī)格、數(shù)量、單位） 、編制 （單位、日期） 、密級、保管期限、對應(yīng)案卷檔號、備注。大部分項(xiàng) 目填寫要求與文書、科技檔案的要求相同。 載體類型：填寫實(shí)物檔案的類型，如證書、獎(jiǎng)牌等。 對應(yīng)案卷檔號：填寫該榮譽(yù)的表彰文件、審批表所在的文書檔 案的檔號。 （6）入庫上架 實(shí)物檔案排架，按種類分別排放，存放的方式有兩種：豎放和 平放。公司實(shí)物檔案由于空間有限，采取豎放排列。 實(shí)物檔案在檔案室總體分類方案中列最后，排架時(shí)也宜排在檔 案架的最后部分。 4、照片檔案、照片檔案 （1）芯頁說明 照片說明應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫，格式如下： 照片號/底片號：全宗號保管期限代碼冊號張?zhí)?，影像相?的照片、底片編號相同，目前公司照片檔案較少，統(tǒng)一采用順序號。 事由：照片所反映的事件。 時(shí)間：拍攝時(shí)間用 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如。 地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)。 人物：照片上主要人物的姓名、身份。 攝影者：為拍攝者姓名，必要時(shí)填寫。 （2）入冊放置 照片入冊時(shí)，按照片號/底片號順序插入芯頁；對照片冊放不下 的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序 排列。 （3）組聯(lián)符號和總說明 同一問題的照片有兩張或兩張以上應(yīng)編制總說明，概括問題情 況并使用組聯(lián)符號，組聯(lián)符號用以標(biāo)明同組照片的第幾張。 久泰能源科技有限公司 29 （四）保管（四）保管 “維護(hù)秩序” 、 “保護(hù)實(shí)體”是檔案保管工作的兩個(gè)基本方面， 既要使檔案在存放和使用中始終有序，又要使其在存放和使用中不 受或少受人為地或自然因素的損害，以延長其物質(zhì)形體的“自然壽 命” 。 1、庫房、庫房 保持庫房整潔，經(jīng)常通風(fēng)，檔案存放要爭氣有序符合要求，檔 案櫥柜及裝具、地面無灰塵。 根據(jù)實(shí)際情況配備相應(yīng)的去濕機(jī)、加濕器、空調(diào)、溫濕度測量 及控制設(shè)備、防火防盜報(bào)警器、滅火器、通訊及閉路電視監(jiān)控設(shè)備 等。 根據(jù)實(shí)際需求和現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)條件配備防霉防蟲藥品、吸濕劑等易 耗低值物品。 庫房無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、房門上鎖，嚴(yán)格庫房出入制度。 2、檔案代理卡、檔案代理卡 在利用頻繁、檔案出入庫數(shù)量、次數(shù)較多的情況下，可使用檔 案代理卡，不僅可以避免誤放現(xiàn)象，還可以隨時(shí)提示檔案工作人員 案卷的去向及用途，減輕了調(diào)還卷過程中的重復(fù)性勞動(dòng)。用過的代 理卡還詳細(xì)記錄了檔案被使用的原始情況，可作為分析、統(tǒng)計(jì)檔案 使用現(xiàn)象及規(guī)律的素材使用。 做法：預(yù)設(shè)若干空白的或印有確定欄目的卡片備用，每從庫房 中掉粗一個(gè)或一組卷號相連的案卷，就隨手填寫一張代理卡插放在 所調(diào)出的案卷位置，還卷時(shí)再將其取下。 檔案代理卡樣式如下： 檔案代理卡檔案代理卡 檔號件號 調(diào)出 時(shí)間 調(diào)出原因 調(diào) 卷 人 歸還 時(shí)間 還卷 人 3、定期檢查、清點(diǎn)、定期檢查、清點(diǎn) 定期檢查的內(nèi)容重點(diǎn)在檔案實(shí)體的理化性狀，以發(fā)現(xiàn)是否有霉 變、蟲蛀等現(xiàn)象發(fā)生，庫房中是否有潛在安全隱患因素，以及檔案 的調(diào)出和歸還是否履行了嚴(yán)格的手續(xù)，實(shí)體秩序是否收到破壞、出 現(xiàn)混亂，是否有長期使用未歸還的案卷。定期檢查可以月、季、節(jié) 假日為周期。 定期清點(diǎn)重點(diǎn)在于及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)體秩序的錯(cuò)亂現(xiàn)象及檔案丟失或 去向不明等問題，并隨手予以糾正，使檔案實(shí)體嚴(yán)整有序。定期清 點(diǎn)一般以一年或幾年為周期，但在搬遷或是突擊性的大規(guī)模利用之 后，清點(diǎn)尤為必要。 久泰能源科技有限公司 31 （五）借閱（五）借閱 1、找什么、找什么 首先要確定借閱的資料，了解借閱者的目的和需求，明確查找 的范圍，快速調(diào)卷。 2、怎么找、怎么找 借閱方式有直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱、復(fù)印掃描、電子 傳送、原件索要等。例如查找實(shí)物檔案中某一個(gè)數(shù)據(jù)，可以通過查 閱掃描件實(shí)現(xiàn)，無需再去庫房翻閱實(shí)物。 查找的關(guān)鍵在于找準(zhǔn)關(guān)鍵詞。事物名稱、責(zé)任者、文號和圖號、 時(shí)間等都可以作為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，當(dāng)使用一個(gè)關(guān)鍵詞不能直接檢 索到所需資料時(shí)要注意縮放關(guān)鍵詞的外延，擴(kuò)大或縮小查找范圍。 操作方法：打開“我的電腦E 盤01 檔案工作01 檔案目錄 01 檔案檢索目錄”確定查找資料的類別ctrl+F 輸入關(guān)鍵 詞點(diǎn)擊查找按鈕進(jìn)行查找如找不到所需資料則注意變換關(guān) 鍵詞繼續(xù)查找最終找出所需資料。 3、去哪找、去哪找 查找時(shí)注意區(qū)分類別：文書類、基建類、設(shè)備類、實(shí)物類、資 質(zhì)類、聲像類、電子類。 01-04 文書類主要是文件、合同協(xié)議、生產(chǎn)記事、操作記錄表、 安全、環(huán)境、保衛(wèi)、物資、審計(jì)、宣傳、黨群、協(xié)會等方面的資料， 存放于文書檔案庫房 06 基建類主要是按照項(xiàng)目進(jìn)行劃分：3 萬噸二甲醚（5 萬噸擊 穿） 、6 萬噸二甲醚（10 萬噸甲醇） 、20 萬噸二甲醚、50 萬噸甲醇 （60 萬噸甲醇） 、100 萬噸甲醇、乙二醇、鐵路專用線、示范加氣站、 公寓、餐廳等資料，存放于科技檔案庫房。 07 設(shè)備類基本是一套設(shè)備在一起，存放于科技檔案庫房。 11 實(shí)物類主要是公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等榮譽(yù)，均有電子版 照片與之對應(yīng)，存放于文書檔案庫房。 12 聲像類主要是照片，存放于文書檔案庫房。 13 資質(zhì)類主要是公司的資質(zhì)證書，均有電子掃描件，存放有文 書檔案庫房。 14 流動(dòng)類主要是公司的車輛資料，存放于文書檔案庫房。 4、如何借、如何借 檔案借閱需要辦理檔案借閱審批單（附件 8） 。檔案員在辦理檔 案借閱時(shí)需認(rèn)真填寫借閱登記表（附件 9） ， “借閱人”一欄由借閱 人本人簽字確認(rèn)。 檔案借閱審批單填寫注意事項(xiàng)： （1）借閱日期和借閱期限必填 （2）檔號必填，并注明件數(shù) （3）檔案題名必填，要求完整、規(guī)范、準(zhǔn)確 （4）利用目的必填，便于開展利用效果表的編寫和統(tǒng)計(jì)工作 （5）部門意見必填，由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字 久泰能源科技有限公司 33 （6）辦公室意見必填，由檔案保管部門負(fù)責(zé)人簽字 （7）領(lǐng)導(dǎo)審批選填，當(dāng)有原件索要情況時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng) 理簽字批準(zhǔn) （8）借閱人必填，必須有借閱人本人簽字，字跡要求清晰 （9）檔案經(jīng)手人必填，檔案管理員本人簽字。 原則上，檔案借閱時(shí)，所有庫存檔案原件“準(zhǔn)借、不準(zhǔn)要” ，如 因工作原因確需原件索要而不再退回的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同 意，方可辦理。如某份檔案庫存數(shù)量唯一，則一律不予辦理原件索 要的借閱方式。 外單位就需要查閱本單位檔案時(shí)，需提供介紹信，借閱審批手 續(xù)必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意方可給與辦理。 （六）統(tǒng)計(jì)（六）統(tǒng)計(jì) 檔案統(tǒng)計(jì)工作幾乎涉及檔案、檔案管理及檔案事業(yè)的所有方面， 凡是檔案事業(yè)領(lǐng)域內(nèi)可進(jìn)行量的描述與量化研究的對象與問題均可 成為統(tǒng)計(jì)對象，納入統(tǒng)計(jì)工作范疇，實(shí)施統(tǒng)計(jì)。 統(tǒng)計(jì)工作具體包括統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理和統(tǒng)計(jì)分析。 統(tǒng)計(jì)表可參考省級標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行（詳見附件 10） 。統(tǒng)計(jì)工作結(jié)束 后可根據(jù)實(shí)際情況編寫統(tǒng)計(jì)報(bào)告。 （七）保密（七）保密 辦理檔案借閱利用和鑒定銷毀等工作時(shí)，不得違反集團(tuán)檔案保 密制度，違規(guī)審批、違規(guī)操作。 在檔案搜集、整理、歸檔、保管、提供利用及鑒定銷毀等各環(huán) 節(jié)，所有相關(guān)工作人員要嚴(yán)格做到“十不”： 一是不該說的保密事項(xiàng)，絕對不說； 二是不該問的保密事項(xiàng)，絕對不問； 三是不該看的保密事項(xiàng)，絕對不看； 四是不該記錄的保密事項(xiàng)，絕對不記錄； 五是不在非保密本上記錄保密事項(xiàng)； 六是不在私人通信中涉及保密事項(xiàng)； 七是不在公共場所和家屬、親友面前談?wù)摫Ｃ苁马?xiàng)； 八是不在不利于保密的地方存放保密文件和資料； 九是不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)保密事項(xiàng)； 十是不攜帶保密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。 （八）編研（八）編研 對檔案利用效果突出的，檔案室應(yīng)填寫檔案利用效果登記表 （附件 11） 。 各檔案室要將檔案開發(fā)利用工作作為檔案管理的重點(diǎn)工作之一， 應(yīng)對庫存檔案加強(qiáng)研究分析和加工整理，積極開發(fā)公司大事記、組 織機(jī)構(gòu)沿革、檔案檢索工具、榮譽(yù)匯編、證書資質(zhì)匯編、產(chǎn)品科研 成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用 戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等各類必要的編研材料。 久泰能源科技有限公司 35 （九）銷毀（九）銷毀 各檔案室要定期開展檔案鑒定工作，核定保管期限，剔除無保 存價(jià)值的檔案。一般一年開展一次，最長不超過三年一次。 凡已過保管期限的所有檔案，要根據(jù)檔案保管期限表進(jìn)行 鑒定，確定存毀意見。 檔案保管期限表由各檔案室會同有關(guān)業(yè)務(wù) 單位進(jìn)行制定，并經(jīng)公司批準(zhǔn)后方有效。 凡未經(jīng)鑒定和未經(jīng)公司總經(jīng)理及集團(tuán)行管中心批準(zhǔn)的過期檔案， 不得擅自銷毀。通過鑒定和審批符合銷毀條件的，要嚴(yán)格按照集團(tuán) 檔案制度要求執(zhí)行好銷毀登記、多人監(jiān)銷、目錄注銷制度。檔案銷 毀清冊格式見附件 12，檔案銷毀登記表格式見附件 13。 （十）考核（十）考核 1、公司考核、公司考核 各檔案室、各檔案形成部門如不能按照制度要求積極推動(dòng)（或 配合推動(dòng)）檔案管理工作規(guī)范開展的，扣責(zé)任人 1-5 分/次，同時(shí)連 帶扣責(zé)任部門負(fù)責(zé)人 1-5 分/次。 如因各部門歸檔不認(rèn)真、不及時(shí)，或檔案室保管失職等，造成 公司重要檔案資料丟失、受損或泄密，致使重要?dú)v史信息無法考證， 給公司正常生產(chǎn)經(jīng)營造成經(jīng)濟(jì)損失或形成較壞影響的，扣部門績效 分 1-5 分/次；情節(jié)嚴(yán)重的，將對部門負(fù)責(zé)人給予調(diào)薪降職等嚴(yán)厲處 分，必要時(shí)將解除勞動(dòng)合同，或移送司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。 2、集團(tuán)考核、集團(tuán)考核 集團(tuán)各單位每年均應(yīng)參加檔案管理考核?？己藭r(shí)間為每年的第 三季度，具體時(shí)間以通知為準(zhǔn)。檔案管理考核辦法（附件 14）由集 團(tuán)行政管理中心統(tǒng)一制定，分級組織實(shí)施。集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé) 集團(tuán)各單位的考核工作；各單位負(fù)責(zé)其下屬單位（部門）的考核工 作。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)由行政管理中心統(tǒng)一制定。 3、外部考核、外部考核 目前公司正在進(jìn)行省級檔案管理先進(jìn)單位申報(bào)，申報(bào)時(shí)需要按 照山東省檔案管理考核辦法和考核標(biāo)準(zhǔn) （附件 15）進(jìn)行自 查。 （十一）培訓(xùn)（十一）培訓(xùn) 公司目前已經(jīng)建立起專兼職檔案員隊(duì)伍，詳見專兼職檔案員信 息表（附件 16） 。專職檔案員負(fù)責(zé)公司整體檔案的管理，各部門兼 職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集和整理并定期移交至公司檔案室。 為提高公司檔案管理水平，公司檔案室要積極組織各部門專兼 職檔案員定期參加培訓(xùn)，充分抓住有利時(shí)機(jī)，快速提高自身的檔案 管理知識和專業(yè)技能，積極配合行政管理部，按照集團(tuán)要求開展好 后期的各項(xiàng)檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)。 久泰能源科技有限公司 37 六、附則六、附則 附件附件 1： 檔案交接登記表檔案交接登記表 檔案交接登記表（一式兩份） 移交時(shí)間： 移交部門（及檔案室名稱）： 編號：JT/NYKJ/JL-197 流水號： 序號 文號或圖 號 責(zé)任者文件材料題名日期 頁 數(shù) 保管期 限 備 注 移交人簽名： 移交部門負(fù)責(zé)人簽名： 接收人簽名： 接收部門負(fù)責(zé)人簽名： 久泰能源科技有限公司 39 附件附件 2： 久泰能源科技有限公司 41 久泰能源科技有限公司 43 久泰能源科技有限公司 45 久泰能源科技有限公司 47 久泰能源科技有限公司 49 久泰能源科技有限公司 51 久泰能源科技有限公司 53 久泰能源科技有限公司 55 附件附件 3： 個(gè)人電子文件整理歸檔方法個(gè)人電子文件整理歸檔方法 一、基本思路：一、基本思路： 建議采取樹根模型，結(jié)合文件重要程度以數(shù)字漢字相結(jié)合方法 編號排序，按照“公司-年度-主模塊-子模塊-主題-具體文件”進(jìn)行歸 類，例如“久泰能源科技有限公司-2012 年-項(xiàng)目建設(shè)-圖紙類-總圖” 分級目錄建議如下劃分： 一級目錄：以公司為單位作為一級目錄 二級目錄：按年度，如 2010 年、2011 年、2012 年 三級目錄：主要是工作模塊，綜合類、生產(chǎn)類、項(xiàng)目建設(shè)、各 部門等文件夾 四級目錄：各大工作模塊下的子模塊 五級目錄：主要是主題文件夾或文件，建文件夾時(shí)以“8 位時(shí) 間+主題名”命名，比如 “總結(jié)表彰會”文件夾，文件夾里放入與 主題相關(guān)的文件。如果是單一主題文件，同樣命名，例如“ 項(xiàng)目匯 報(bào)材料.doc” 二、有關(guān)說明二、有關(guān)說明 1、以 8 位時(shí)間+主題名”建文件夾及具體文件，有利于文件夾 排序；主題名盡量寫仔細(xì)，方便以后搜索。 2、因公司資質(zhì)證件較多，也非常重要，建議單獨(dú)建模塊，集中 放置管理。 3、私人類文件單獨(dú)建模塊，可按工作總結(jié)、日志、照片等建模 塊。同樣以 8 位時(shí)間+主題名”建文件夾及具體文件。 久泰能源科技有限公司 57 01 久泰能源科技有限公司 2012 年 01 綜合 01 制度 02 通知公告 03 資質(zhì)文件 04 會議紀(jì)要 01 總經(jīng)理辦公會 02 分管領(lǐng)導(dǎo)例會 03 專題例會 04 項(xiàng)目會 06 05 總結(jié)計(jì)劃 06 績效工作 07 報(bào)表類 01 財(cái)務(wù)報(bào)表 02 生產(chǎn)報(bào)表 03 02 各部門 01 財(cái)務(wù)部 02 項(xiàng)目部 03 附件附件 4： 文書檔案盒文書檔案盒 33盒脊模版盒脊模版 分分 類類 號號分分 類類 號號分分 類類 號號分分 類類 號號分分 類類 號號 年年 度度年年 度度年年 度度年年 度度年年 度度 保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限 起起 止止 件件 號號 起起 止止 件件 號號 起起 止止 件件 號號 起起 止止 件件 號號 起起 止止 件件 號號 盒盒 號號盒盒 號號盒盒 號號盒盒 號號盒盒 號號 久泰能源科技有限公司 59 附件附件 5： 文書檔案盒文書檔案盒 44盒脊模版盒脊模版 分分 類類 號號分分 類類 號號分分 類類 號號分分 類類 號號 年年 度度年年 度度年年 度度年年 度度 保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限 起起 止止 件件 號號 起起 止止 件件 號號 起起 止止 件件 號號 起起 止止 件件 號號 盒盒 號號盒盒 號號盒盒 號號盒盒 號號 附件附件 6： 科技檔案盒科技檔案盒 33盒脊模版盒脊模版 檔檔 號號檔檔 號號檔檔 號號檔檔 號號檔檔 號號 1 題題 名名題題 名名題題 名名題題 名名題題 名名 久泰能源科技有限公司 61 附件附件 7： 科技檔案盒科技檔案盒 44盒脊模版盒脊模版 檔檔 號號檔檔 號號檔檔 號號檔檔 號號 1111 題題 名名題題 名名題題 名名題題 名名 附件附件 8： 檔案借閱審批單檔案借閱審批單 編號：JT/NYKJ/JL-198 檔案室： 流水號： 借閱日期 檔號（案卷號） 檔案題名 借閱期限 利用目的 部門意見 辦公室意見 領(lǐng)導(dǎo)審批 借閱人簽字檔案室經(jīng)手人 歸還日期 備 注 說明：流水號由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號，如： 久泰能源科技有限公司 63 附件附件 9： 檔案借閱登記表檔案借閱登記表 檔案室： 編號：JT/NYKJ/JL- 199 序號日期類別檔號題 名 借閱 部門 借閱人 簽字 歸還 日期 審批 單流 水號 備 注 附件附件 10： 檔案統(tǒng)計(jì)表檔案統(tǒng)計(jì)表 單位名稱成立時(shí)間 地址郵政編碼 檔案機(jī)構(gòu)名稱隸屬部門 檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 專業(yè)技術(shù)職務(wù)電話 中級及以上技術(shù)職務(wù)（人）檔案管理 專職人員 （人） 大專及以上學(xué)歷（人） 久泰能源科技有限公司 65 （卷） ； （件） 底圖 （張）照片檔案 （張）檔案總數(shù) 電子檔案 （件） （卷） ； （件）歸檔率 底圖 （張）照片檔案（張）完整率 年度歸 檔數(shù)量 電子檔案 （件）準(zhǔn)確率 檔案情況 黨 群 工 作 行 政 管 理 經(jīng) 營 管 理 生 產(chǎn) 技 術(shù) 管 理 產(chǎn) 品 科 學(xué) 技 術(shù) 研 究 基本 建設(shè) 設(shè) 備 儀 器 會 計(jì) 干 部 職 工 聲 像 電 子 檔 案 實(shí) 物 檔 案 庫房設(shè)施設(shè)備 建 筑 面 積 使 用 面 積 消 防 系 統(tǒng) 滅 火 器 檔 案 櫥 密 集 架 計(jì)算 機(jī) 復(fù) 印 機(jī) 掃 描 儀 曬 圖 機(jī) 攝 像 機(jī) 光 盤 刻 錄 機(jī) 照 相 機(jī) 服 務(wù) 器 附件附件 11： 檔案利用效果登記表檔案利用效果登記表 編號：編號：JT/NYKJ/JL-200 檔案室： 流水號： 利用利用利用者 日期部門 檔號 主要 內(nèi)容 用 途 利用 效果 說明：流水號由各檔案室統(tǒng)一編制；編制原則為：年度+順序號，如： 附件附件 12： 銷銷 毀毀 清清 冊冊 編號：編號：JT/NYKJ/JL-201 批準(zhǔn)人： 檔案室： 久泰能源科技有限公司 67 編制部門： 流水號： 卷內(nèi) 文 件 序號題 名年度檔號 件 數(shù) 頁 數(shù) 原期限 已保管 期 限 備注 編制部門負(fù)責(zé)人：